Organiser

Liste d'informations des organisateurs

Une liste de diffusion avec inscription / désinscription libre existe. C'est le canal officiel d'information des organisateurs de la part de la commission compétition.
Elle permet d'être au courant des diverses discussions, de poser des questions, bref d'être moins seul face à sa compétition.

 

Comment Inscrire une épreuve de Parapente au calendrier FFVL ?

Suivez ce lien pour inscrire une épreuve ou une manifestation au calendrier officiel FFVL (le lien se trouve aussi sur la page du calendrier)

 NOUVEAU en 2024 

>>> Organiser le paiement en ligne d'un évènement au moyen des sites FFVL et de Helloasso

 

     Documents et logiciels nécessaires pour organiser une épreuve de distance (où se porter candidat pour un championnat) :

    Ressources d'informations :

    Epreuves de distance

    Organisateurs d'épreuves de categorie 2 et/ou de Ligues France

    Epreuves de Précision d'Atterrissage

    Cliquer ici pour aller sur la page d'information spécifique

     

    Subvention pour l'organisation de compétition

     

    Préparer son fichier de balises pour une compétition avec Google Earth

    Pourquoi ce tuto ?

    Parce que pour créer des balises pour une compétition, il existe des moyens couteux (par ex disposer des cartes IGN bayo), ou complexes (compeGPS, oziexplorer, ...)

    Et aussi un moyen simple dont la plupart d'entre nous disposent : Google Earth. La création de balises est assez intuitive et intéractive...

    Vos balises détaillées en 4 étapes...
     

    1. Google Earth - Création de dossier de balises

    Préparer le budget de sa compétition

    Constatant qu’à peine une manche sur 3, 4 a lieu, il convient de prévoir l’annulation possible de votre compétition en intégrant cette
    possibilité dans votre budget prévisionnel.

    Bien entendu, il n’est pas envisageable de faire déplacer les
    compétiteurs pour boucler son budget, d’ailleurs leurs frais de
    déplacement, pour une seule compet dépassent largement le budget de l’organisateur.

    questions-reponses organisateurs

    Vous organisez une compétition et vous vous posez des questions ... Vous posez des questions...

    Voici (quelques) reponses. 

    Il ne tient qu'à vous d'enrichir cette base :

    • en laissant en commentaire votre question
    • en commentant les reponses que nous avons pu apporter
    D'une manière générale, l'objectif est de capitaliser les questions (envoyées par mail directement ou par la liste de diffusion org-comp-pp-ffvl@yahoogroupes.fr)

    Je veux reporter ma compétition

    Le report est prévu au calendrier

    Pas de problème, il suffit d'éditer la compétition (elle apparait sous "mes  organisations" dans le  menu de droite),  de selectionner l'onglet "report", et de valider.

    A noter : dans ce cas, les inscriptions en ligne sont automatiquement mises à jour en fonction des choix préalables des pilotes :

    •  S'ils avaient déclaré etre absents, leur inscription est automatiquement annulée (il vous reste à déchirer leur chèque, et à le remettre à "non payé")
    • S'ils avaient déclaré etre présents, les pilotes sont desinscrits de l'AUTRE compétition ou ils etaient éventuellement inscrits

    Le report n'est pas prévu au calendrier, la date de report ne me convient plus

    La règle veut que le calendrier soit figé en début de saison, pour que le calendrier soit cohérent, pour que les pilotes puissent s'organiser...

    Mais il serait dommage d'être très rigide sur ce point, et donc se priver potentiellement des bonnes volontés des organisateurs.

    Le cas où il s'agit d'un simple changement de dates est évidement moins problématique.

    L'idée générale à retenir doit être le respect des pilotes :

    • ils doivent etre bien mis au courant
    • ils doivent avoir le temps de s'organiser

    Donc une telle décision doit etre prise suffisament en amont, pour ne pas surprendre donc pénaliser les pilotes

    La décision est prise par le coordinateur du calendrier de votre région ou de votre série : celui ci est indiqué dans les mails automatiques que vous recevez lors des modifications. 


    que faire :

    • demander au responsable regional de changer la date de report (en argumentant pour le convaincre...)
    • après la décision, communiquer à ce sujet par tous moyens : mail à tous les pilotes inscrits (lien sur la page des inscriptions en ligne), liste de diffusion des compétiteurs, ...

     

    Préparer le budget de sa compétition

    Constatant qu’à peine une manche sur 3, 4 a lieu, il convient de prévoir l’annulation possible de votre compétition en intégrant cette possibilité dans votre budget prévisionnel.

    Bien entendu, il n’est pas envisageable de faire déplacer les compétiteurs pour boucler son budget, d’ailleurs leurs frais de déplacement, pour une seule compet dépassent largement le budget de l’organisateur.

    Alors comment équilibrer son budget sans compétiteurs?
    • Par des subventions, bien sûr!
    • En diminuant les frais fixes.

    Subventions
    Les demandes de subventions faites auprès des instances locales, départementales et régionales doivent intégrer la possibilité d’annulation et faire apparaître le déficit (location des navettes, réunion de préparation, frais divers,...) qui serait à la charge du club en l’absence de subvention.

    Frais fixes
    Evitez les achats, les commandes avant la décision de maintien ou d’annulation qui a lieu avant 13H (17H en B)la veille de la compet. Il sera temps le vendredi, voire le samedi après-midi de faire les achats pour les casse-croûtes, les petits-déjeuners, le pot de clôture, …
    Il en est de même pour la «bouffe » traditionnelle.

    Préparer son fichier de balises pour une compétition avec Google Earth

    Pourquoi ce tuto ?

    Parce que pour créer des balises pour une compétition, il existe des moyens couteux (par ex disposer des cartes IGN bayo), ou complexes (compeGPS, oziexplorer, ...)

    Et aussi un moyen simple dont la plupart d'entre nous disposent : Google Earth. La création de balises est assez intuitive et intéractive...

    Vos balises détaillées en 4 étapes...
     

    1. Google Earth - Création de dossier de balises


    Dans la colonne de gauche de Google Earth, créez un dossier (clic droit sur la ligne « mes lieux préférés » par exemple, puis nouveau > dossier. Vous pouvez nommer votre dossier, « balises-Ma-Compet » par exemple).
    Ensuite, vous positionnez vos balises (avec la petite épingle) et vous les nommez.

    Rappel des conventions de nom des balises :

    • A, B, D, S le premier caractère est une lettre, elle désigne un A atterrissage, B balise, D décollage, S start.
    • B01 Les deux chiffres qui suivent, désignent simplement le numéro de la balise (vous n'en utiliserez jamais plus de 100 dans une compet).
    • B01090 Les trois derniers chiffres représentent l'altitude de la balise (ou du déco ou de l'attéro, en dizaine de mètre. Ici 090 dizaines de mètres = 900m bien sûr). Une balise B02 située à 2253m d'altitude serait notée: B02225).


    Revenons à Google Earth. Lorsque vous créez une balise, vous pouvez inclure une description. Pas besoin de beaucoup de texte (la plupart des gps n'affichent qu'une partie du commentaire) mais par exemple Atero Annecy (l'orthographe importe peu ici ;-).

    Ensuite, ouvrez l'onglet 'altitude', dans la zone de chiffre indiquez l'altitude de votre balise (en mètres ex : pour la balise B02225 altitude=2253m), puis dans le menu de droite choisissez l'option 'absolue' (ceci est très important pour que votre balise se voit attribuer son altitude 'vrai').

    doc-orga

    Lorsque votre liste est assez complète, vous pouvez enregistrer votre dossier. Dans la colonne de gauche, placez la souris sur l'icône du dossier, puis clic droit > enregistrer sous. Dans la fenêtre d'enregistrement qui s'ouvre, vous avez le choix entre deux formats de fichier; .kmz ou .kml . Optez pour le format .kml qui vous permettra d'enregistrer les commentaires.


    2. GPS Babel - Conversion en .WPT (ozi)

    Pour convertir le fichier dans un format lisible par GPS Dump et la plupart des logiciels de gestion de Waypoints, nous allons utiliser gpsbabel (logiciel de conversion) en ligne sur gpsvizualizer. Rendez-vous à l'adresse :
    http://www.gpsvisualizer.com/gpsbabel/?lang=fr

    Voilà la fenêtre que vous devez obtenir avant de cliquer sur le bouton « convertir le fichier ».
    nb. Evidemment vous aurez pris soin d'afficher le chemin correct de votre fichier dans la ligne « Envoyer le fichier GPS à convertir ici ».


    Vous obtiendrez ensuite une fenêtre à peu de chose près identique à l'image ci-dessous.

    illustration tuto balises 2

    Ce qui nous intéresse est le fichier créé. Faire click-droit : Enregistrer la cible du lien sous... et l'enregistrer.


    3- Envoi sur le site FFVL

    Voilà, votre fichier est normalement prêt à être envoyé sur votre page compétition (onglet « annexes » dans votre fenêtre de compétition).

     

    4. Cargol - Importer votre fichier de balises

    Dans Cargol, allez au menu 'gestion des balises', puis aller à l'icône 'menu balises' (à gauche de la case UTM). Sélectionner 'importer fichier OziExplorer'.

     

    5. Intérêt de passer par Google Earth

    • D'abord pour vous, c'est évidemment très visuel, en un coup d'oeil vous verrez si vos balises sont toutes en altitude, ou si au contraire elles sont trop éloignées des zones favorables, ou dans des lieux « exposés » (pas d'atterrissage à proximité, etc...), certains lieux auxquels vous n'aviez pas pensé vous apparaîtront peut-être comme judicieux, etc...
    • Autre avantage, c'est que maintenant que vous avez créé votre fichier .WPT vous pouvez envoyer à tous les inscrits votre fichier Google earth (celui en .kml) et ils pourront ainsi avant la compétition, situer l'ensemble des balises que vous leur proposez. Cette possibilité est bien sûr plus intéressante pour les pilotes « étrangers » au site.
    • Au niveau sécurité cela permettra aussi aux pilotes d'anticiper l'organisation aérologique sur le site et les aidera à avoir une analyse plus pertinente en vol.


    Richard PENE

    Partenaires Pilote:
    http://cw2a.com
    http://sky-cz.com/
    http://www.picimmo.com/


    En complément à l'excellent travail de Richard

    Règle de nommage des balises

    Evitez d'avoir des recouvrements de numéros, par exemple entre A01xxx et B01xxx ou D01xxx, avec xxx qui représente l'altitude de la balise en dizaine de mètres. Par exemple :

    A01051 c'est le terrain d'atterrissage A01 dont l'altitude est de 510m.

    Mieux vaut avoir quelque chose comme cela :

    A01xxx - A09xxx pour les atterros
    B20xxx - B49xxx pour pour les balises
    D99xxx - D95xxx pour les décos de la compet.
     

    Cela limite les possibilités d'erreurs (pas de recouvrement de numéros comme par exemple A05 et B05) et cela laisse l'opportunité d'ajouter facilement une nouvelle balise, un nouvel atterro dans les espaces existants dans la numérotation.

    Proscrire également la plage B01 à B09 pour les balises, cela prête à confusion avec les balises B1, B2, B3,... du parcours et du tableau de briefing des compétitions parapente.

    Repérer les Zones Interdites et Dangereuses

    Des zones peuvent être interdites au vol : pour des zones simples pouvant être définies par un cercle, on peut les nommer ZIx-R4 ( Zone Interdite de 4km autour de ZIx = Rayon )

    Pour les Zones Dangeureuses, elles commenceront par exemple avec ZD, elles identifieront par exemple un câble (ZCABLE), un venturi, ...

    La balise de version VER-xx

    On ajoutera une balise VER-XX où XX représente la version du fichier, ce qui permet de vérifier très simplement qu'un GPS a bien la bonne version des balises en consultant cette balise.

    Mais attention, lors du chargement d'un GPS, il faut mieux avoir effacé les balises précédentes car les balises déjà existantes ne sont généralement pas remplacées par les nouvelles.

    Copié de Compétition parapente Vosges LAVL par Fabrice

    Compte rendu de la compétition, envoi des données informatiques

    Vous venez d'organiser votre compétition, tout le monde est reparti, vous pouvez souffler...

    Cargol vous a amené ici ? pas de problème. C'est normal...

    Il vous reste maintenant à faire le compte-rendu de votre compétition.

    Celui-ci se fait en 6 etapes :

    1. Connectez vous sur le site avec votre identifiant et votre mot de passe.
    2. accedez à votre page mes organisations
    3. cliquez sur le lien "compte rendu" de votre compétition.
    4. renseignez avec le plus de précision possible la première partie du formulaire (météo, accidents, délibérations du jury, problemes informatiques...). Ceci doit être rempli
    5. dans la deuxieme partie du formulaire, le fichier ".ffvl" généré avec cargol vous sera demandé. En cas d'erreur, vous aurez des messages d'erreur qui vous permettront normalement de resoudre le problème.
    6. Envoyer les traces GPS au format cargol (.ttt) à la personne en charge de la validation de votre compétition. Il existe un responsable différent par championnat.

    A ce stade, vous accedez au téléchargement des traces GPS au format IGC. Merci de le faire, car maintenant tout le monde a envie de pouvoir voir les parcours... pour cela, faites un export de chaque manche (Pointage) et faites une archive du repertoire "Manche x" qui se trouve dans le répertoire "Export" et envoyez-les par la page "Annexes" de votre competition.

    Votre compétition sera validée par une équipe de bénévoles, et rentrera dans les classements une fois les delais de reclamation expirées.

     Extrait de http://www.lavl.fr/d/?q=node/24

    Les traces  ttt

    Les fichiers .ttt sont plus faciles à exploiter par la personne qui validera votre compétition, il n'aura pas à réimporter manuellement chaque trace IGC pour la vérifier, mais les traces IGC sont plus pratiques pour les pilotes qui voudront revoir leur vol avec différents types de logiciel.

    Appels à candidatures pour l'organisation d'épreuves de parapente en 2024 et 2025

    Bonjour,

    La commission compétition parapente FFVL lance des appels à candidatures pour l'organisation de diverses compétitions en 2024 et 2025 :

    • Le Championnat de France de distance (French Open) 2024,
    • Le Championnat de France de distance (French Open) 2025,
    • L'open international Junior de distance 2025,
    • Le Championnat de France de Précision d'atterissage 2024.

    Vous êtes intéressé par l'organisation de l'un de ces évènements ?

    Vous trouverez, en suivant ce lien, l'actuel cahier des charges définissant chacune de ces épreuves et expliquant comment déposer votre candidature.

    Pour toute information complémentaire, n’hésitez pas à contacter f.escriba(arobase)ffvl.fr

    En ce qui concerne les épreuves de distance et en particulier le Championnat de France de distance (French Open), la compétence nécessaire pour l'organisation est avant tout sportive (direction d'épreuve) et logistique (accueil, transports, animation), la FFVL fournit les outils et la formation nécessaires aux outils techniques (géolocalisation, logiciel de résultats, logiciel de récupération). L'expérience technique acquise rend aujourd'hui la candidature possible pour beaucoup plus de clubs dès lors qu'ils disposent d'un site au potentiel adapté à ce type d'épreuve. La commission Compétition vous assistera dans toutes les étapes de la préparation et de la réalisation des championnats.

    Merci de nous transmettre vos dossiers de candidature avant le 31 octobre 2023 (la commission les examinera le WE du 12 novembre).

    En cours de saison : si votre club souhaite être candidat pour organiser une épreuve FFVL de type Championnat de France ou open international, ou encore une coupe du Monde, dans l'une des discipline suivantes : Distance, Marche et vole, Précision d'atterissage, Vol et Ski, Speed Riding :

    Dans un premier temps, signalez-le nous dès que possible par email en nous donnant à minima :
    - le club organisateur.
    - le lieu de l’épreuve (ville/site d’implantation).
    - la date pressentie (sa définition finale doit être l’objet d’un accord réciproque entre vous et la FFVL).
    - dans un second temps, un dossier incluant un descriptif plus complet (nous vous aiderons pour cela en vous précisant les éléments attendus).

    Vous trouverez le descriptif du dossier dans le cahier des charges. Pour les candidatures relative à la saison suivante, le dépôt du dossier est préférable chaque année avant le 31 octobre.
     
    Merci par avance pour vos candidatures.

    La commission compétition parapente.

    Demander une subvention pour une épreuve de parapente

    La Commission Compétition Parapente (CCP) gère, entre autres, un budget dont la plus grande partie est consacrée au subventionnement d'épreuves.

    Ce budget est élaboré à partir du mois de septembre sur la base des demandes de subventions parvenues à la CCP, à ce moment-là, et sur les projections à la hausse ou à la baisse des rentrées financières.
    Une fois le premier budget effectué, il y a un premier arbitrage qui est fait au sein de l'activité Parapente qui est l'ensemble immédiatement supérieur.
    Le budget Parapente est présenté en Bureau Directeur, avec le budget des autres disciplines de la FFVL, et là, d'autres arbitrages peuvent encore être réalisés.

    Enfin, les budgets sont adoptés en Comité Directeur pour être présentés avant l'Assemblée Générale de la FFVL


    D'où vient cet argent ? Qui  finance ?

    Le financement de la FFVL est composé du produit des licences, des subventions ministérielles et du partenariat privé.

    Une partie des recettes provient également des "cartes compétitions".


    En dehors des subventions d'épreuve, que finance la CCP avec son budget ?

    Outre les frais de fonctionnement de la commission (2 réunions par an), le budget employé sert à appliquer la politique fédérale, à savoir :

    • Maintenir et développer le niveau des pilotes français,
    • Former les acteurs de la compétition (pilotes, organisateurs, informaticiens, DE, DT, ...),
    • Faciliter l'accès à la compétition pour certains publics (jeunes, féminines),
    • Accompagner le développement de nouvelles formes de compétition,
    • Les championnats de France dont la FFVL a délégation. 


    A quoi servent les subventions d'épreuve ?

    Les subventions d'épreuves sont principalement employées sur les axes suivants :

    • Aide à l'organisation des championnats nationaux (distance séniors et jeunes, voltige, speedriding),
    • Participer au développement de nouvelles formes de compétition (marche et vol, Précision d'atterrissage),
    • Faire découvrir la compétition au plus grand nombre,
    • Participer au financement des initiatives améliorant la sécurité.

    En revanche, elles n'ont pas vocation à venir combler les déficits avérés ou attendus lors des organisations d'épreuves...
    La programmation d'évènements réalistes étant un fondement nécessaire sur nos circuits.

    En clair tout doit être fait :
    - d'une part pour n'engager que des frais correspondant au nombre de pilotes effectivement inscrits.
    - et d'autre part ne pas être trop déficitaire si l'on doit annuler son épreuve (si la météo n'est pas propice).
    Néanmoins en cas de coup dur, une organisation peut contacter la commission compétition pour une aide exceptionnelle à n'importe quel moment de l'année.  


    Quels sont les critères d'attibution de ces subventions ?

    Il faut avoir un projet qui s'inscrit dans les axes précités ou dans la politique spécifique de la CCP.


    Quelle est la politique spécifique actuelle ?

    Une ligne budgétaire de subvention est prévue :

    • pour aider les organisateurs d'épreuves "Loisir",
    • pour les épreuves longues (de quatre jours ou plus pouvant être inscrite en Catégorie 2 CIVL),
    • pour les organisations qui auront été en mesure de prévoir une garde d'enfant au bénéfice des compétiteurs accompagnés d'enfants. 


    Qui peut demander une subvention ?

    Tout les clubs et écoles affiliés à la FFVL sont éligibles.


    Auprès de qui les demander ?

    La FFVL n'est pas seule à attribuer des subventions : les ligues et CDVL ont aussi vocation à aider les épreuves présentes sur leurs territoires.


    Quand faire cette demande ?

    Le plus tôt possible dans la saison.


    Comment demander une subvention à la CCP ?

    Il faut faire parvenir une demande de subvention contenant les informations suivantes :

    • Une description de la manifestation,
    • Un budget prévisionnel faisant apparaitre le montant attendu et les autres financeurs sollicités,
    • Une explication sur l'emploi de la subvention.

     

           

    Ou plus simple, en cliquant sur ce lien et en utilisant le formulaire

     

     

    Une fois votre demande envoyée, un accusé de reception vous sera adressé.


    Lorsqu'une subvention vous est atribuée :

    Dans le cas d'un Championnat ou d'un évènement important, une avance (d'un montant de 75% du total) peut être versée avant l'épreuve (demande à faire par email auprès du service comptable de la FFVL). Les 25% restants sont ensuite versés sur présentation du bilan comptable de l'évènement.

    Pour les subventions des épreuves de moins de quatre jours celles-ci sont versées sur presentation du bilan comptable lorsque l'épreuve a bien été courue (non annulée pour cause de météo). 


    La commission compétition parapente 

    Inscrire une épreuve (même amicale) ou un évènement au calendrier FFVL

    Lorsqu'un organisateur souhaite inscrire une épreuve ou un évènement au calendrier FFVL, voici la procédure à suivre.

    Cette procédure concerne tout type d'évènement parapente (autre que Vol et Ski) :

    • Epreuve de distance (rookie, loisir, sport, élite, cat2, Championnats...).
    • Epreuve de précision d'atterrissage.
    • Epreuve de Voltige.
    • Epreuve de Marche & Vol.

    Ainsi que :

    • Epreuves amicales.
    • Evènement ou fête de club de CDVL ou de Ligue.
    • Journée découverte.
    • Tout évènement relatif au parapente.

    A l'exception des épreuves de Vol & Ski qui sont gérées spécifiquement par l'équipe du Vol & Ski : https://parapente.ffvl.fr/vol-et-ski-parapente-ffvl

    Tous les évènements compétitifs, une fois saisis par les organisateurs, arrivent dans un calendrier dit "provisoire" puis doivent être ensuite basculés dans un calendrier dit "officiel" - ceci afin qu'une coordination des dates puisse avoir lieu en particulier pour les compétitions gérées par les responsables de régions pour lesquelles vous trouverez le cahier des charges sur cette page : https://parapente.ffvl.fr/reglements-competitions-parapente

    Pour les épreuves dites amicales, les fêtes de clubs et les journées découverte, il n'y a pas de validateur par région de vol, une fois votre épreuve préinscrite contactez andrea@ffvl.fr au secrétariat pour faire basculer votre épreuve en officielle.

     

    Comment inscrire l'épreuve ou l'évènement ?

    Un lien vers un formulaire d'inscription est disponible dans un encadré vert en haut de la page des calendriers : https://parapente.ffvl.fr/competition/calendriers
    Ou bien directement ici : https://parapente.ffvl.fr/compet/add

    Une fois le lien ouvert, vous avez la possibilité :

    • de partir d'une épreuve déjà existante (par exemple la même épreuve que vous aviez déjà organisé l'année précédente afin de ne pas avoir à tout resaisir).
    • de partir d'un formulaire vierge.

    Désolé de la relative complexité du formulaire qui est destiné à tout type d'évènement, donc pas mal de champ pourront ne pas vous parler spécifiquement.
    Ce qui doit nécessairement être saisi est indiqué par un astérisque.

    Pour les autres champs lorsque vous ne savez pas quoi répondre, ne saisissez rien
    Chaque ruban grisé indique qu'un menu déroulant est à votre disposition.

    Organisateurs comment utiliser l'option de paiement Hello Asso pour votre epreuve ou votre manifestation

    Page en construction