questions-reponses organisateurs

Vous organisez une compétition et vous vous posez des questions ... Vous posez des questions...

Voici (quelques) reponses. 

Il ne tient qu'à vous d'enrichir cette base :

  • en laissant en commentaire votre question
  • en commentant les reponses que nous avons pu apporter
D'une manière générale, l'objectif est de capitaliser les questions (envoyées par mail directement ou par la liste de diffusion org-comp-pp-ffvl@yahoogroupes.fr)

Je veux reporter ma compétition

Le report est prévu au calendrier

Pas de problème, il suffit d'éditer la compétition (elle apparait sous "mes  organisations" dans le  menu de droite),  de selectionner l'onglet "report", et de valider.

A noter : dans ce cas, les inscriptions en ligne sont automatiquement mises à jour en fonction des choix préalables des pilotes :

  •  S'ils avaient déclaré etre absents, leur inscription est automatiquement annulée (il vous reste à déchirer leur chèque, et à le remettre à "non payé")
  • S'ils avaient déclaré etre présents, les pilotes sont desinscrits de l'AUTRE compétition ou ils etaient éventuellement inscrits

Le report n'est pas prévu au calendrier, la date de report ne me convient plus

La règle veut que le calendrier soit figé en début de saison, pour que le calendrier soit cohérent, pour que les pilotes puissent s'organiser...

Mais il serait dommage d'être très rigide sur ce point, et donc se priver potentiellement des bonnes volontés des organisateurs.

Le cas où il s'agit d'un simple changement de dates est évidement moins problématique.

L'idée générale à retenir doit être le respect des pilotes :

  • ils doivent etre bien mis au courant
  • ils doivent avoir le temps de s'organiser

Donc une telle décision doit etre prise suffisament en amont, pour ne pas surprendre donc pénaliser les pilotes

La décision est prise par le coordinateur du calendrier de votre région ou de votre série : celui ci est indiqué dans les mails automatiques que vous recevez lors des modifications. 


que faire :

  • demander au responsable regional de changer la date de report (en argumentant pour le convaincre...)
  • après la décision, communiquer à ce sujet par tous moyens : mail à tous les pilotes inscrits (lien sur la page des inscriptions en ligne), liste de diffusion des compétiteurs, ...

 

Préparer le budget de sa compétition

Constatant qu’à peine une manche sur 3, 4 a lieu, il convient de prévoir l’annulation possible de votre compétition en intégrant cette possibilité dans votre budget prévisionnel.

Bien entendu, il n’est pas envisageable de faire déplacer les compétiteurs pour boucler son budget, d’ailleurs leurs frais de déplacement, pour une seule compet dépassent largement le budget de l’organisateur.

Alors comment équilibrer son budget sans compétiteurs?
• Par des subventions, bien sûr!
• En diminuant les frais fixes.

Subventions
Les demandes de subventions faites auprès des instances locales, départementales et régionales doivent intégrer la possibilité d’annulation et faire apparaître le déficit (location des navettes, réunion de préparation, frais divers,...) qui serait à la charge du club en l’absence de subvention.

Frais fixes
Evitez les achats, les commandes avant la décision de maintien ou d’annulation qui a lieu avant 13H (17H en B)la veille de la compet. Il sera temps le vendredi, voire le samedi après-midi de faire les achats pour les casse-croûtes, les petits-déjeuners, le pot de clôture, …
Il en est de même pour la «bouffe » traditionnelle.

Préparer son fichier de balises pour une compétition avec Google Earth

Pourquoi ce tuto ?

Parce que pour créer des balises pour une compétition, il existe des moyens couteux (par ex disposer des cartes IGN bayo), ou complexes (compeGPS, oziexplorer, ...)

Et aussi un moyen simple dont la plupart d'entre nous disposent : Google Earth. La création de balises est assez intuitive et intéractive...

Vos balises détaillées en 4 étapes...
 

1. Google Earth - Création de dossier de balises


Dans la colonne de gauche de Google Earth, créez un dossier (clic droit sur la ligne « mes lieux préférés » par exemple, puis nouveau > dossier. Vous pouvez nommer votre dossier, « balises-Ma-Compet » par exemple).
Ensuite, vous positionnez vos balises (avec la petite épingle) et vous les nommez.

Rappel des conventions de nom des balises :

  • A, B, D, S le premier caractère est une lettre, elle désigne un A atterrissage, B balise, D décollage, S start.
  • B01 Les deux chiffres qui suivent, désignent simplement le numéro de la balise (vous n'en utiliserez jamais plus de 100 dans une compet).
  • B01090 Les trois derniers chiffres représentent l'altitude de la balise (ou du déco ou de l'attéro, en dizaine de mètre. Ici 090 dizaines de mètres = 900m bien sûr). Une balise B02 située à 2253m d'altitude serait notée: B02225).


Revenons à Google Earth. Lorsque vous créez une balise, vous pouvez inclure une description. Pas besoin de beaucoup de texte (la plupart des gps n'affichent qu'une partie du commentaire) mais par exemple Atero Annecy (l'orthographe importe peu ici ;-).

Ensuite, ouvrez l'onglet 'altitude', dans la zone de chiffre indiquez l'altitude de votre balise (en mètres ex : pour la balise B02225 altitude=2253m), puis dans le menu de droite choisissez l'option 'absolue' (ceci est très important pour que votre balise se voit attribuer son altitude 'vrai').

doc-orga

Lorsque votre liste est assez complète, vous pouvez enregistrer votre dossier. Dans la colonne de gauche, placez la souris sur l'icône du dossier, puis clic droit > enregistrer sous. Dans la fenêtre d'enregistrement qui s'ouvre, vous avez le choix entre deux formats de fichier; .kmz ou .kml . Optez pour le format .kml qui vous permettra d'enregistrer les commentaires.


2. GPS Babel - Conversion en .WPT (ozi)

Pour convertir le fichier dans un format lisible par GPS Dump et la plupart des logiciels de gestion de Waypoints, nous allons utiliser gpsbabel (logiciel de conversion) en ligne sur gpsvizualizer. Rendez-vous à l'adresse :
http://www.gpsvisualizer.com/gpsbabel/?lang=fr

Voilà la fenêtre que vous devez obtenir avant de cliquer sur le bouton « convertir le fichier ».
nb. Evidemment vous aurez pris soin d'afficher le chemin correct de votre fichier dans la ligne « Envoyer le fichier GPS à convertir ici ».


Vous obtiendrez ensuite une fenêtre à peu de chose près identique à l'image ci-dessous.

illustration tuto balises 2

Ce qui nous intéresse est le fichier créé. Faire click-droit : Enregistrer la cible du lien sous... et l'enregistrer.


3- Envoi sur le site FFVL

Voilà, votre fichier est normalement prêt à être envoyé sur votre page compétition (onglet « annexes » dans votre fenêtre de compétition).

 

4. Cargol - Importer votre fichier de balises

Dans Cargol, allez au menu 'gestion des balises', puis aller à l'icône 'menu balises' (à gauche de la case UTM). Sélectionner 'importer fichier OziExplorer'.

 

5. Intérêt de passer par Google Earth

  • D'abord pour vous, c'est évidemment très visuel, en un coup d'oeil vous verrez si vos balises sont toutes en altitude, ou si au contraire elles sont trop éloignées des zones favorables, ou dans des lieux « exposés » (pas d'atterrissage à proximité, etc...), certains lieux auxquels vous n'aviez pas pensé vous apparaîtront peut-être comme judicieux, etc...
  • Autre avantage, c'est que maintenant que vous avez créé votre fichier .WPT vous pouvez envoyer à tous les inscrits votre fichier Google earth (celui en .kml) et ils pourront ainsi avant la compétition, situer l'ensemble des balises que vous leur proposez. Cette possibilité est bien sûr plus intéressante pour les pilotes « étrangers » au site.
  • Au niveau sécurité cela permettra aussi aux pilotes d'anticiper l'organisation aérologique sur le site et les aidera à avoir une analyse plus pertinente en vol.


Richard PENE

Partenaires Pilote:
http://cw2a.com
http://sky-cz.com/
http://www.picimmo.com/


En complément à l'excellent travail de Richard

Règle de nommage des balises

Evitez d'avoir des recouvrements de numéros, par exemple entre A01xxx et B01xxx ou D01xxx, avec xxx qui représente l'altitude de la balise en dizaine de mètres. Par exemple :

A01051 c'est le terrain d'atterrissage A01 dont l'altitude est de 510m.

Mieux vaut avoir quelque chose comme cela :

A01xxx - A09xxx pour les atterros
B20xxx - B49xxx pour pour les balises
D99xxx - D95xxx pour les décos de la compet.
 

Cela limite les possibilités d'erreurs (pas de recouvrement de numéros comme par exemple A05 et B05) et cela laisse l'opportunité d'ajouter facilement une nouvelle balise, un nouvel atterro dans les espaces existants dans la numérotation.

Proscrire également la plage B01 à B09 pour les balises, cela prête à confusion avec les balises B1, B2, B3,... du parcours et du tableau de briefing des compétitions parapente.

Repérer les Zones Interdites et Dangereuses

Des zones peuvent être interdites au vol : pour des zones simples pouvant être définies par un cercle, on peut les nommer ZIx-R4 ( Zone Interdite de 4km autour de ZIx = Rayon )

Pour les Zones Dangeureuses, elles commenceront par exemple avec ZD, elles identifieront par exemple un câble (ZCABLE), un venturi, ...

La balise de version VER-xx

On ajoutera une balise VER-XX où XX représente la version du fichier, ce qui permet de vérifier très simplement qu'un GPS a bien la bonne version des balises en consultant cette balise.

Mais attention, lors du chargement d'un GPS, il faut mieux avoir effacé les balises précédentes car les balises déjà existantes ne sont généralement pas remplacées par les nouvelles.

Copié de Compétition parapente Vosges LAVL par Fabrice

Compte rendu de la compétition, envoi des données informatiques

Vous venez d'organiser votre compétition, tout le monde est reparti, vous pouvez souffler...

Cargol vous a amené ici ? pas de problème. C'est normal...

Il vous reste maintenant à faire le compte-rendu de votre compétition.

Celui-ci se fait en 6 etapes :

  1. Connectez vous sur le site avec votre identifiant et votre mot de passe.
  2. accedez à votre page mes organisations
  3. cliquez sur le lien "compte rendu" de votre compétition.
  4. renseignez avec le plus de précision possible la première partie du formulaire (météo, accidents, délibérations du jury, problemes informatiques...). Ceci doit être rempli
  5. dans la deuxieme partie du formulaire, le fichier ".ffvl" généré avec cargol vous sera demandé. En cas d'erreur, vous aurez des messages d'erreur qui vous permettront normalement de resoudre le problème.
  6. Envoyer les traces GPS au format cargol (.ttt) à la personne en charge de la validation de votre compétition. Il existe un responsable différent par championnat.

A ce stade, vous accedez au téléchargement des traces GPS au format IGC. Merci de le faire, car maintenant tout le monde a envie de pouvoir voir les parcours... pour cela, faites un export de chaque manche (Pointage) et faites une archive du repertoire "Manche x" qui se trouve dans le répertoire "Export" et envoyez-les par la page "Annexes" de votre competition.

Votre compétition sera validée par une équipe de bénévoles, et rentrera dans les classements une fois les delais de reclamation expirées.

 Extrait de http://www.lavl.fr/d/?q=node/24

Les traces  ttt

Les fichiers .ttt sont plus faciles à exploiter par la personne qui validera votre compétition, il n'aura pas à réimporter manuellement chaque trace IGC pour la vérifier, mais les traces IGC sont plus pratiques pour les pilotes qui voudront revoir leur vol avec différents types de logiciel.